Mục tiêu chính chương trình 5S

+ Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.

+ Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người thông qua chương trình 5S.

+ Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.

+ Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

Các bước áp dụng 5S

Để thực hiện một chương trình 5S, đầu tiên cần xây dựng một kế hoạch thực hiện bao gồm các bước:

Bước 1: Chuẩn bị

Bước 2: Thông báo chính thức của giám đốc

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri

Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày

Bước 6: Đánh giá định kỳ

Khái niệm Kaizen với đổi mới

Từ năm 1986, cuốn sách “Kaizen chìa khoá của sự thành công” được xuất bản  thì thuật ngữ Kaizen đã được coi là khái niệm cơ bản trong quản lý.

Kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của moi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình.

Có hai cách tiếp cận để nâng cao năng suất trong các công ty:

Cách tiếp cận từng buớc - Kaizen.

Cách tiếp cận mang tính đột phá - Đổi mới

Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi ng−ời, các cán bộ quản lý cũng như công nhân.

Nguyên tắc vàng của quản lý tại nơi làm việc - GEMBA

Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ và hiểu nơi làm việc (gemba) là bước đầu tiên để quản lý một cách hiệu quả. Sau đây là 5 nguyên tắc vàng để quản lý gemba:

1. Khi vấn đề (sự không bình thường) phát sinh hãy đến gemba trước tiên.Gemba là nguồn của các thông tin.

2. Kiểm tra bằng chứng khách quan (gembutsu), trong nội dung của gemba thì tù này liên quan tới hỏng máy, sản phẩm hỏng, thậm chí cả khiếu nại của khách hàng. Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

3. Xác định biện pháp xử lý tức thời

4. Xác định nguyên nhân gốc rễ và thực hiện biện pháp khắc phục. Một trong các công cụ hữu ích trong việc tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ là hỏi “Tại sao?” cho đến khi có được nguyên nhân chính.

GEMBA KAIZEN

Trong tiếng Nhật, Gemba có nghĩa lỡ tại nơi làm việc là nơi diễn ra các hoạt động. Trong các hoạt động kinh doanh, có 3 hoạt động chính liên quan trực tiếp đến lợi nhuận doanh nghiệp là phát triển, sản xuất và bán sản phẩm. Không có ba hoạt động này sẽ không tồn tại doanh nghiệp. Vì vậy, Gemba có nghĩa là nơi diễn ra 3 hoạt động chính này. Đơn giản hơn, Gemba có nghĩa là nơi sản phẩm và dịch vụ được tạo thành.

Thông thường, các cán bộ quản lý và công nhân cần có sự trao đổi trông tin có hiệu quả. Điều này sẽ giúp cho người công nhân hiểu rõ sự mong muốn của ban lãnh đạo cũng như trách nhiệm của họ trong quá trình thực hiện kaizen. Người công nhân nhận thức được vai trò, cảm thấy tự hào về sự đóng góp của họ đối với tổ chức chính là nhiệm vụ của ban lãnh đạo trong Gemba.

Chu trình PDCA

Giai đoạn đầu của quá trình Kaizen là xây dựng chu trình PDCA để đảm bảo quá trình Kaizen được thực hiện liên tục, phù hợp với chính sách duy trì và cải tiến tiêu chuẩn.

Lập kế hoạch (Plan) là quá trình xây dựng mục tiêu cải tiến và kế hoạch triển khai để đạt được mục tiêu này.

Thực hiện (Do) là quá trình thực hiện kế hoạch.

Kiểm tra (Check) là quá trình xem xét kết quả thực hiện để cải tiến kế hoạch.

Khắc phục (Act) là quá trình xây dựng và tiêu chuẩn hoá các thủ tục để hạn chế sự lặp lại các điểm không phù hợp hoặc xây dựng mục tiêu mới để cải tiến.

Ban lãnh đạo xây dựng chu trình PDCA chính là liên tục xây dựng các mục tiêu mới cần phấn đấu

Lọai trừ 07 lãng phí (Muda)

Từ Nhật, Muda có nghĩa là lãng phí , những từ này có nhiều nghĩa rộng hơn.

Công việc là một chuỗi các quá trình hoặc các bước, bắt đầu với nguyên liệu thô và kết thúc bằng sản phẩm cuối cùng hoặc dịch vụ. Tại mỗi quá trình, giá trị được tăng thêm cho sản phẩm (hoặc, trong ngành dịch vụ, đối với tài liệu hoặc mảng thông tin khác), và sau đó tới quá trình tiếp theo. Các nguồn lực tại mỗi quá trình, con người vỡ máy móc – có thể tạo ra giá trị gia tăng hoặc không tạo ra giá trị gia tăng.

Muda liên quan tới mọi hoạt động mà không tạo ra giá trị gia tăng. Ohno là người đầu tiên nhận ra sự lãng phí to lớn đang tồn tại tại nơi làm việc (gemba), ông phân loại muda trong gemba theo các loại sau:

Phương pháp thực hiện 5S hàng ngày

1. Tiến hành 5S khoảng 5 phút vào mỗi buổi sáng và mỗi buổi chiều hàng ngày.

3. Mọi người thực hiện 5S khoảng 10 phút tại nơi làm việc của mình vào thứ sáu hàng tuần. (Khu vực cá nhân và khu vực chung)

4. Hàng tháng, thực hiện 5S toàn công ty khoảng 30 phút trong giờ làm việc.(Khu vực chung như văn phòng, phân xưởng, căng tin, nhà vệ sinh v.v. )

5. Mọi người chia sẻ kinh nghiệm thực hiện.

6. Tạo ra nơi làm việc thuận tiện.

7. Không ngừng cải tiến môi trường làm việc.

Các chương trình KAIZEN cơ bản

5S: là viết tắt của 5 từ Nhật Bản là Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke.

KSS: Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tí ch cực của người lao động thông qua các kí ch thí ch về tài chính và kinh tế thường thấy trong các hệ thống kiểu Mỹ. Qui mô của hệ thống khuyến nghị Kaizen Nhật Bản được mô tả bởi số lượng khuyến nghị được gửi hàng năm.Trong năm 1990, tỷ lệ số lượng khuyến nghị được gửi sẽ được sử dụng là 32 ở Nhật Bản và 0.11 tại Mỹ.

QCC: Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc liên tục như một phần trong chương trình kiểm soát chất lượng toàn công ty, tự phát triển, giáo dục lẫn nhau và Kaizen trong nơi làm việc.

Mười tình huống tốt nhất để có ý tưởng mới

1. Khi đọc sách báo
2. Khi đi mua sắm
3. Khi tắm
4. Khi tập thể dục (kể cả đi bộ/chạy)
5. Khi lái xe (đặc biệt lúc từ nơi làm việc về nhà)
6. Khi làm vườn (chăm sóc cây cảnh, cắt cỏ)
7. Chơi trò chơi với trẻ con
8. Tìm kiếm trên Internet
9. Giai đoạn ngắn trước khi ngủ
10. Nghe người khác nói.